Långläsning: Coworking som redskap för att omfamna förändring – vad stora bolag behöver lära sig av små

Svenska kontor ekar halvtomma. Kontorsarbetare tackar nej till jobberbjudanden som inte tillåter distansarbete. På bara några år har frågan om hur vi ska arbeta lett till att kontoret alltmer blivit en HR-fråga än en fastighetsfråga. Coworking ses av vissa som en del av svaret – men hur ger man flexibilitet även till de allra största?

I över 150 år har den gamla Sjöbefälsskolan på Kvarnberget varit en naturlig del av Göteborgs stadssilhuett. En byggnad med historia där väggarna berättar om en stad under förändring. Från varvsindustri till evenemangsstad, fotbollsäventyr ute i Europa och glimrande bilindustri.

De ouppackade flyttkartongerna i skolans foajé skvallrar om att än finns förändring kvar att uppleva.

– Göteborg är en stad under tillväxt och förändring. Det är klart att vi vill vara med på den resan, säger Homan Tehrani.

Som vd för coworkingkedjan Ioffice var det bara en tidsfråga innan han skulle söka sig västerut. Med coworking på nio olika platser i Stockholm är det dags för företaget att bredda sig. När vi träffas håller lokalerna i Sjöbefälsskolan precis på att öppna. Kontraktet med blivande Park Central är redan klart. 

– Vi är väldigt långsiktiga i våra satsningar och när vi såg Park Central och den framväxande Centralstaden hoppade vi på direkt.

Så, vad är det som gör att coworking är här för att stanna?

Förändring drabbar inte bara andra

Kontorshotell, kollektivkontor, hackerspace eller coworking. Kärt barn har många namn och genom åren har konceptet gått från att främst förknippas med små tech startups till att bli relevant för bolag i alla storlekar och branscher.  

Kanske är det inte så konstigt. I en tid då stora svenska bolag regelbundet har en beläggningsgrad på under 60 procent på sina kontor, i vissa fall så lågt som 20 procent, börjar allt fler se på fastighetsfrågan på ett nytt sätt. Stora bolag har länge haft lyxen att slippa den utsatthet för yttre förändringar som volatila startups lever med. Men med nya förväntningar från arbetstagare är den tiden förbi.

De förändringar som pandemin tvingade igenom har visat sig vara här för att stanna. När svenska kontorsarbetare i allt högre utsträckning väljer att tacka nej till jobberbjudanden där distansarbete inte är möjligt, är det tydligt att gamla svar på nya problem inte är lösningen.

Sedan 2020 har Ioffice utökat sin kvadratmeteryta för coworking från 4 000 till 40 000. Att efterfrågan ökat och att företag som tidigare inte behövt tänka på coworking nu visar intresse är tydligt.

– Det är absolut så att coworking bara är ett sätt som företag ställt om på. Det är såklart en omställning när folk vant sig vid att jobba hemifrån i större utsträckning, men jag tror att företag generellt behöver vara mer agila för eventuella nya, snabba förändringar i framtiden, säger Homan Tehrani.

Han ser coworking som ett redskap som låser upp flexibiliteten för ett bolag. Fria från långa, statiska kontrakt och med delade resurser mellan flera hyresgäster, ökar förmågan att snabbt agera på yttre förändringar – oavsett om det är räntehöjningar, inflation, gnissel i distributionskedjan eller krig och väpnade konflikter i utlandet.

Det handlar alltså om mer än bara en fråga om vilken adress och hur många kvadratmeter ett kontor bör ha. Minst lika viktigt är att sätta kulturen där både ledning och anställda är beredda att omfamna förändring.

– Jag tänker bara på hur svårt det måste vara att driva ett trögföränderligt bolag på en ännu hårdare och konkurrensutsatt marknad. Hur lyckas man snabbt ställa om, om inte verksamheten är med?

Att lära sig av de små

På Olof Palmes Gata 11 i Stockholm, uppe på sjunde våningen, sitter Henrik Wahlström vid sitt skrivbord. Bakom honom finns några tuffa år i techbranschen. Utanför dörren finns en reception, lounger, mötesrum och ett 40-tal andra bolag. 

Som hyresgäst hos Ioffice har han nätverkande runt hörnet. Som vd för techbolaget Moblrn tillhör Henrik skaran av företagare som redan påbörjat förändringen.

Att följa gamla vanor är en sak. Att göra vad som är bäst för bolaget en annan. 

– Om jag fick välja helt och hållet skulle jag alltid vilja ha folk på plats på kontoret, men jag kan inte ställa det kravet.

Henrik tillträdde som vd för Moblrn 2020. Han kallar pandemiåren för en av de tuffaste perioderna under vår tid. Men trots krig, inflation och svårigheter att resa kapital har man inte bara lyckats överleva – Henrik säger att bolaget nått en stabil grund att bygga vidare på.

Coworking ser han som en förutsättning för att kunna expandera. 

– Vi hade fått ta långsiktiga beslut med höga kostnader om vi skulle skaffa ett helt eget kontor. Det hade inneburit en tröghet, begränsad flexibilitet, och vi hade fått vara mycket mer försiktiga i vårt sätt att växa, säger han.

Faktum är att hela bolagets affärsidé blickar förbi det traditionella kontoret. Som en mobil utbildningsplattform riktar de sig till vad de själva kallar för ”the deskless workforce”. Med kunder inom allt från retail, gig-ekonomin och logistikbranschen, ser man till att de utan ett kontor att gå till, ändå har möjlighet att få utbildning och information till sig i arbetet, via Moblrns app.

För att kunna genomföra planen på att öka personalstyrkan med 200 procent i en hårt konkurrensutsatt bransch, är Moblrn beroende av arbetskraft som jobbar därifrån de vill.

– Hälften av våra medarbetare sitter på vårt kontor idag, och i framtiden kommer vi fortsatt inte att ha ett traditionellt kontor, utan mer av ett virtuellt huvudkontor. Jag ser framför mig att en fjärdedel jobbar hemifrån utan tillgång till en fysisk, daglig kontorsplats, men att vi har coworkinghubbar i flera stora städer, säger Henrik. 

Att det bara är mindre bolag i specifika branscher som behöver svara upp till nya krav och förväntningar från arbetstagare tror han inte på. Förmågan att kunna omfamna förändring krävs av alla, oavsett storlek. 

– Stora företag som jobbar med tioårsprojekt utan chans till flexibilitet har ett feltänk. Arbetstagarna förväntar sig inte en fast punkt som de alltid ska jobba från. De vill ha större flexibilitet.

Oavsett om man väljer att fullt ut begrava det traditionella kontoret och förlita sig på coworking, eller om man väljer en hybridlösning där delar av företaget har en fast plats, tror han att tiden då alla anställda samlades fysiskt dag efter dag – sedan länge är förbi. 

– Jag tror att större företag fortsatt kommer att behöva ett högkvarter som utgångspunkt och fysisk plats. En naturlig mötesplats för de anställda. Men de kommer förmodligen alltid vara underdimensionerade i antalet arbetsplatser.

Det traditionella kontoret lever inte upp till förväntningarna från arbetstagarna. Prislappen för ett konventionellt hyreskontrakt blir allt svårare att motivera när kontoret som mest är halvfullt. 

Hur skapar man då en arbetsplats som anställda väljer att åka till – i stället för att tvingas till?

Flexibilitet – även för de allra största

Strax nordöst om Göteborgs Centralstation ligger det som inom några år kommer att vara den nya Centralstaden. I nuläget en byggarbetsplats. För Homan Tehrani en möjlighet som är för bra för att låta passera. 

– Vi har varit med förr och sett stadsdelar utvecklas från ingenting, till att förändra stadsbilden. Att vara med i fronten av den utvecklingen, i Göteborg den här gången, känns jätteroligt.

Det brukar heta att läget är allt. För Homan är det uppenbart att det krävs mer för att skapa en naturlig mötesplats för människor och företag.

– Det finns så många andra faktorer som avgör var man väljer att jobba. Att det till exempel finns gym, restauranger, caféer, parkering, shopping och bra förbindelser i närheten. Därför är Park Central ett ypperligt läge. Jag tror att det kommer att bli ett flaggskepp för oss i Göteborg. 

I Park Central kommer coworking vara en del av konceptet även för de allra största. Med avskilda delar, helt vigda åt coworkingplatser för ordinarie hyresgäster, kan företag skala upp – utan att behöva flytta, köpa in möbler eller omförhandla kontrakt.

– Svängrummet är en del av produkten där hyresgästen både får växa och minska under bindningstiden, det är löftet vi ger varje kund. Därför kan jag säga att vi erbjuder samma trygghet som ett vanligt förstahandskontrakt, men med större flexibilitet.

Med coworking ges företag möjlighet att vara flexibla. I sitt sätt att hantera arbetstagarnas förväntningar. I sitt sätt att tackla förändring. I sitt sätt att navigera framtidens arbetsplats. 

Vill du veta mer om Park Central och det nya arbetslivet som växer fram? Hör av dig till oss så berättar vi hur du kan bli en del av en arbetsplats som funkar som du.