Intervju: Så blir svenska storbolag blir motståndskraftiga – om arbetsplatser som kan absorbera förändring över tid

Magnus Johansson är van vid att lyssna. Speciellt på svenska storbolag. Som en del av nätverket Workspace Unlimited guidar och vägleder han kring hur arbetsplatser kan utvecklas för att möta nya behov och nya sätt att arbeta på. Det börjar sällan i en kontakt som direkt handlar om en kontorsflytt. Det slutar ofta i nya, moderna lokaler. För att ligga i framkant krävs kontor som kan absorbera förändring över tid.

Magnus Johansson slår sig ned vid ett tungt, runt bord inne på ett fik i närheten av Kungsportsplatsen i Göteborg. Det är förmiddag. Lokalen är halvtom. I andra änden av rummet sitter en ung kvinna och arbetar på sin laptop. Ute på gatan syns byggnadsställningar som skvallrar om en stad i förändring.

En inte särskilt subtil passning till det som han är här för att prata om idag.

– Det finns rekordmånga lediga kontor i Göteborg just nu och det är köparens marknad som råder. Ändå är bra kontor något av en bristvara, säger Magnus Johansson.

Han talar av egen erfarenhet. Bland kunderna finns allt från storbanker, teknikkonsulter och stora revisionsbyråer till energibolag och bolag inom media och telekom.

Under de senaste åren har flera av dem vänt sig till honom för att få hjälp och rådgivning hur deras kontorslokaler kan nyttjas bättre efter förändrade förutsättningar.

Efter år av pandemi, störningar i leveranskedjor, geopolitiska förändringar, lågkonjunktur och höga räntor är det tydligt att lokalfrågan nu ses i ett nytt ljus.

– Högst på agendan är att skapa en arbetsplats som medarbetarna vill komma till. Den ska dessutom kunna absorbera förändringar över tid. Det är det som alla är ute efter, säger han.

Passivitet är ett beslut i fel riktning

Det bubblar i företagssverige. Efter fem omvälvande år finns en utbredd önskan om förändring. Men den som letar efter käppar i hjulen behöver inte leta särskilt länge.

– De djupa vecken i pannan just nu hos de allra flesta företagsledare beror på det geopolitiska läget. Ukraina, Kina och vad som händer på andra sidan Atlanten skapar stor osäkerhet som i sin tur leder till en viss oförmåga att fatta beslut, säger Magnus.

Parallellt har frågan om den fysiska arbetsplatsens syfte både nu och i framtiden seglat upp som en högaktuell fråga för de allra flesta svenska företag. Konsekvensen blir, menar han, att många storbolag väljer att avvakta och låta hyresavtalet för de befintliga lokaler de sitter i förlängas.

En enkel utväg som ofta kan komma med rabatterade priser. En kostnadssänkning här och nu som blir lätt att motivera internt, men som på sikt försätter bolaget i en sämre position.

– När du har förlängt avtalet några gånger, utan att någon större förändring av lokalerna har genomförts, kommer du till slut till en nivå där det inte längre fungerar. Antingen för att du har vuxit eller för att lokalerna inte alls stödjer ditt arbete. Då behöver du agera.

Det brukar heta att lyckan står den djärve bi. Den som söker efter bevis från historien hittar snabbt starka belägg för att inaktivitet och passivitet straffar sig i tider av kris och förändring.

Forskning visar på att bolag som kombinerar kostnadsdisciplin med selektiva framtidssatsningar är de som oftast kommer ut starkast efter lågkonjunkturer.

Genom att sitta kvar i lokaler som inte längre är optimala flyttar företag kostnaden från bokslutet till medarbetarna. Priset som betalas blir sämre arbetsmiljö, lägre grad av engagemang och färre som självmant väljer att åka in till kontoret.
Så varför väljer så många storbolag att sitta kvar?

Allt handlar om tajming. Efter år av minusräntor och historiskt stora investeringar i kommersiella fastigheter under andra hälften av 2010-talet stod ovanligt många nyproducerade kontorslokaler redo att välkomna spekulanter i skiftet mellan 2010- och 2020-talen. Sedan vet alla vad som hände.

Svenska medarbetare lärde sig att älska flexibiliteten i att arbeta hemifrån, på distans, på plats några dagar i veckan. Nya vanor etablerades. Nya sätt att arbeta på blev vardag.

Nybyggda lokaler blev snabbt utdaterade, eftersom de var anpassade för dåtidens sätt att arbeta på och många svenska bolag minskade kvadratmeterytan på sina befintliga kontor.

Men med tiden blev ”det nya normala” någonting urvattnat. Reaktivt. Motsatsen till framåtlutat.

– Många är trötta på att prata om downsizing, vilket jag tror är en sund utveckling. I stället inser de flesta företagsledare nu att det finns ett stort värde i att medarbetarna träffas fysiskt. Men att få dem till kontoret är lättare sagt än gjort, säger Magnus Johansson.

Att veta vad man vill ha och att någonting behöver förändras är en sak. Att veta hur man tar sig dit är en annan. Det råder redan en stark samsyn bland de flesta företagsledare om vad en optimal arbetsplats bör innefatta. Moderna, flexibla ytor i kommunikativa lägen är det som efterfrågas.

– Man vill veta redan nu att den lokal man flyttar in i ska hålla för både organisationsförändringar, expansioner och tillbakagångar, utan att det krävs ytterligare en flytt om några år. Men de flesta har svårt att översätta sina önskemål till en konkret lösning, säger Magnus Johansson.

I det här skedet möter han ofta företagsledningen hos de kunder han arbetar med. Det är inte ovanligt att ett negativt resultat från en medarbetarundersökning om arbetsmiljön på kontoret föranlett att kontakten inleds.

För att få medarbetare att komma till kontoret har många arbetsgivare anammat policys som ställer krav på antalet arbetsdagar som behöver utföras på plats. En lösning som ger förutsägbarhet och vägledning för chefer – men som när de är för hårt hållna sällan leder till positiva tongångar från arbetstagare.

– Rent krasst, om du försöker tvinga in dina anställda till kontoret kommer du att få svårare att konkurrera med andra arbetsgivare som har en mer öppen hållning. Det gör att de flesta landar i det enda logiska. Arbetsplatsen i sig måste vara så pass attraktiv att medarbetare självmant väljer att åka in, säger Magnus.

I slutändan handlar det om människor. Anställda som ska tycka om sin arbetsplats. Kandidater som ska välja att inleda en anställning. Medarbetare som ska vilja stanna kvar. Chefer och ledare som ska förstå när det är dags att agera.

– Det finns nog inte en enda kund som jag jobbar med idag där frågan om företagets lokaler inte drivs av HR i någon utsträckning, med människan i centrum. Många har insett hur mycket den fysiska arbetsplatsen spelar roll för hela kulturbygget för ett företag, säger Magnus Johansson.

Kriser kommer och går. För komma starkare ur turbulenta tider krävs rätt investeringar.

Men den som försöker vänta in det perfekta läget, fritt från omvärldens käppar i hjulen – riskerar i stället att se konkurrenter springa förbi. En passiv inställning till utvecklingen av arbetsplatsen är ett högt risktagande, med ett försvinnande litet löfte om utdelning.

Med genomtänkta, moderna och flexibla lokaler skapas bättre förutsättningar för kulturbygge på arbetsplatsen, som fler medarbetare självmant vill åka in till. Dessutom blir bolaget mer motståndskraftigt vid nästa kris.

– Att låta bli att agera när man vet att någonting inte fungerar leder sällan till någonting bra. Det vet såklart storbolagen om själva. Det viktiga här är att våga fatta beslutet och ta steget. Om någonting på den nya arbetsplatsen sedan behöver justeras, så arbeta löpande med små förändringar. Alternativet att inte agera är nästan alltid sämre, säger Magnus Johansson.

Vill du veta mer om Park Central och det nya arbetslivet som växer fram? Hör av dig till oss så berättar vi hur du kan bli en del av en arbetsplats som funkar som du.